Gestión de proyectos para gerentes de proyectos no oficiales

por Kory Kogon, Suzette Blakemore y James Wood

Descubre cómo convertirte en un gerente de proyectos efectivo, aunque no sea tu título oficial. Vivimos en un mundo donde los proyectos son esenciales. Ya sea lanzar un nuevo software o rediseñar una oficina, los proyectos son parte fundamental del trabajo moderno. Todos los proyectos, sin importar su tamaño, tienen dos principios básicos: comienzan y terminan, generalmente con una fecha límite, y crean algo nuevo, ya sea un producto, servicio o resultado.

En la economía del conocimiento, los proyectos consumen entre el 60 y 80 por ciento del tiempo laboral, pero solo una minoría de los trabajadores se considera gestores de proyectos. Aún menos han recibido una capacitación formal en la gestión de proyectos.

Por eso, la mayoría de las personas que trabajan en proyectos se convierten en gestores de proyectos sin darse cuenta. Sin la preparación adecuada, es fácil que los plazos se pierdan y los presupuestos se descontrolen. De hecho, el 45 por ciento de los proyectos se cancelan, se entregan tarde o no cumplen con sus objetivos originales.

Si alguna vez te has encontrado en esta situación, sabes lo estresante que puede ser. Aquí es donde entra este libro, "Project Management For The Unofficial Project Manager" de James Wood, Kory Kogon y Suzette Blakemore. Este libro está dirigido a todos los gestores de proyectos no oficiales. La verdad es que no necesitas una formación formal para liderar un proyecto con éxito. En este libro aprenderás un proceso de cinco pasos, probado y comprobado, para garantizar que tus proyectos siempre terminen con éxito.

Aprenderás:

• Cómo Martin Luther King Jr. inspiró a millones a actuar;

• Qué hacer si te has retrasado en un proyecto; y

• Cómo dos pepinillos pueden terminar costando $50,000.

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Capítulo 1. Ser un líder inspirador es la parte más importante de la gestión de proyectos.

Hoy en día, la gestión de proyectos va más allá del conocimiento técnico. Uno de los factores más importantes es tu capacidad para liderar personas. Sin habilidades de liderazgo, tu proyecto está destinado al fracaso desde el inicio. Por eso es esencial que aprendas a ejercer una autoridad informal. Esto se trata de inspirar a las personas con tu carácter, no con tu título laboral.

Veamos dos ejemplos de autoridad informal: Nelson Mandela y Martin Luther King Jr. Ninguno de los dos tenía una autoridad formal, pero ambos inspiraron a millones de personas a la acción. Su autoridad provenía de su fortaleza de carácter, no de un puesto de poder. Tal vez no lideres un movimiento social, pero si deseas que las personas den lo mejor de sí, debes comportarte como un verdadero líder.

Con décadas de experiencia, los autores de este libro han identificado cuatro comportamientos fundamentales que todos los líderes deben tener. Así que, antes de sumergirnos en los cinco procesos de la gestión de proyectos, primero cubramos los comportamientos esenciales de los líderes efectivos.

• El primer y más importante comportamiento de liderazgo es demostrar respeto. Este es un aspecto en el que un gestor de proyectos no puede fallar. Cuando los tiempos se ponen difíciles, los líderes no sucumben al estrés; se vuelven más respetuosos, no menos. Cuando se acerca una fecha límite, podrían traer almuerzo para todo el equipo. Son los pequeños gestos los que cuentan cuando se trata de respeto.

• El segundo comportamiento fundamental es escuchar primero y hablar después. Esto es especialmente importante cuando el tiempo apremia. Tal vez pienses: "¿Y si se acerca una fecha límite y no tengo tiempo para escuchar?" Piénsalo de esta manera: al tomarte un momento para detenerte y escuchar los problemas de tu compañero, en realidad acelerarás las cosas. Si respondes de manera impaciente, será interpretado como una falta de respeto, y es probable que su productividad disminuya como resultado.

• El tercer comportamiento fundamental es aclarar las expectativas. Muchos gestores de proyectos no oficiales toman un enfoque minimalista en este aspecto. Le dicen a los miembros del equipo lo que se espera de ellos, pero no cómo encaja en el panorama general. Esto puede hacer que las personas sientan que su trabajo no es valorado. En su lugar, muestra a tus colegas cómo su labor encaja en el todo. Esto los mantendrá motivados al ayudarles a ver el verdadero valor de su esfuerzo.

• Finalmente, el cuarto comportamiento fundamental es practicar la rendición de cuentas. Una buena manera de pensar en esto es seguir la regla de oro: trata a los demás como te gustaría que te trataran. Por ejemplo, si gestionas un proyecto pero llegas tarde constantemente a las reuniones, los demás harán lo mismo. ¿Cómo podrías exigirles responsabilidad si tú no das el ejemplo?

Ahí lo tienes. Cuatro comportamientos fundamentales que te brindarán autoridad de liderazgo informal, permitiéndote inspirar a otros para que den lo mejor de sí. Con estos comportamientos, ahora puedes pasar a abordar los aspectos más técnicos de la gestión de proyectos.